Guía del Administrador: Gestión de Pagos, CRM y Facturación

¡Bienvenido al puente de mando! Como parte de la Secretaría Técnica o Administración del evento, esta guía te enseñará de forma clara y directa cómo configurar el sistema para recibir inscripciones, cómo comprobar los pagos y cómo se emiten las facturas para tus asistentes.

1. Preparando la caja registradora (Ajustes)

Antes de empezar a recibir inscripciones, tenemos que asegurarnos de que el sistema sabe exactamente a dónde enviar el dinero y qué datos poner en las facturas que va a generar.

Ve al menú izquierdo de WordPress y haz clic en Eventos AOS > Ajustes.
Entra en la pestaña Pagos y Facturación.
Tus Datos Fiscales: Este es el «remitente» de todas las facturas. Sube tu Logo corporativo, rellena el CIF, email, teléfono y dirección.
Darle estilo a tu facturación:

Máscara de Factura: Puedes hacer que tus facturas empiecen por FAC-2024-001 o como tú prefieras.
Concepto Factura Unificada: Esto es súper útil. Si un asistente pide una factura «Unificada», ¿qué quieres que pida? (Por ejemplo: «Inscripción VIII Congreso Médico»). Si lo dejas en blanco, el sistema es inteligente y usará el nombre genérico de la Edición actual.
Escribe el % de Impuesto (ej. 21 para el IVA).

Datos Bancarios: Escribe tu IBAN y Titular. Esto es lo que verán los usuarios cuando les toque pagar. ¡Guarda los cambios al final!

2. El Día a Día: El Dashboard Rápido

Para revisar cómo van las ventas hoy, no hace falta complicarse. Tienes un resumen rápido de la acción diaria.

Nada más entrar al plugin (o en tu Escritorio), verás un bloque con las Últimas Inscripciones y Pagos.
Los pedidos están ahora agrupados por referencia (PEDIDO-XXXXXXXX). Si un participante compró varios servicios juntos, verás una fila principal con el nombre del pagador y el importe total, y debajo las filas de cada servicio.
Fíjate en el color de las etiquetas:
- Pendiente: El asistente se ha apuntado, pero aún no ha subido el pago.
- En Revisión: ¡Atención aquí! El participante dice que ya ha pagado y ha subido un justificante. Haz clic en «Ver Recibo» para comprobar el PDF de su banco.
Si entras a tu cuenta bancaria y ves que el dinero efectivamente ha llegado, pulsa en el botón «Confirmar Pedido». ¡Listo! Se confirman a la vez todos los servicios del pedido y se genera la factura automáticamente.

3. Menú de Navegación Dinámico (por Estado de Sesión)

Puedes hacer que tu menú de WordPress muestre u oculte opciones automáticamente según si el visitante tiene sesión iniciada o no.

Ejemplo típico: El enlace «Iniciar Sesión» solo aparece cuando el usuario NO está logueado, y el enlace «Mi Cuenta» solo se muestra cuando Sí está logueado.

Cómo configurarlo:

Ve a Apariencia > Menús en tu WordPress.
Arriba a la derecha, haz clic en Opciones de pantalla y activa la casilla «Clases CSS».
Expande el ítem de menú que quieras controlar y añade una de estas clases en el campo «Clase CSS»:

Clase CSS	Comportamiento
`aos-guest-only`	El ítem desaparece cuando el usuario está logueado (ideal para: Login, Registro)
`aos-auth-only`	El ítem desaparece cuando el usuario NO está logueado (ideal para: Mi Cuenta, Cerrar Sesión)

Guarda el menú. ¡El cambio es inmediato!

Puedes aplicar estas clases a cualquier ítem, incluidos submenús. Funciona con todos los menús de WordPress.

4. Investigación Avanzada: La Ficha del Congresista

A veces un asistente te llamará porque se ha equivocado o porque necesita una factura súper específica para su universidad. Para ayudarle, usaremos la gran herramienta del sistema: el CRM.

Ve a Eventos AOS > Participantes.
Busca a tu asistente por nombre, email o filtra por los que tengan problemas. En su fila, pulsa el ícono del ojo.
¡Estás dentro de su Ficha! Aquí ves todo su historial de vida en el evento.
Si ves un pedido «En Revisión» o «Pendiente», en la sección inferior, puedes marcarlo como pagado manualmente usando el botón azul «Validar Pedido Completo». Esto es genial si un usuario te pagó en efectivo en mano o hizo una transferencia pero no supo subir el archivo.

5. El súper poder: Facturación «A La Carta»

Lo normal es que el sistema cree la factura en piloto automático cuando confirmas un pago. ¿Pero qué pasa si te piden que vuelvas a generar la factura porque necesitan que agrupes todo en una sola línea?

Desde la Ficha del Congresista, ve al pedido del usuario (que debe estar en verde, «Completado»).

Si no tiene factura todavía (o si la borraste para rehacerla), verás un botón «Facturar Pedido» con un pequeño selector al lado.
Tienes el poder de elegir cómo va a salir el PDF final:

Factura Detallada: El PDF mostrará una fila por cada cosa que compró (ej. Cuota Socio 50€ | Cena Gala 30€. Ideal si necesitan desgloses.
Factura Unificada: El PDF ocultará todos los detallitos y lo fusionará todo en una única gran fila majestuosa, usando el nombre que configuraste en tus Ajustes (ej. Inscripción Global 80€. Ideal para subvenciones rígidas.

Elige la opción y pulsa el botón «Facturar Pedido».
¡Magia! El botón se convertirá en «Ver Factura». Ahora, tanto tú como el asistente podéis descargar exactamente el PDF que necesitabais, al instante.